Jeśli nie jesteś fanem tzw. papierologii, zapewne nie przepadasz również za obowiązkami pracodawcy związanymi z prowadzeniem ewidencji czasu pracy. Dodatkowe dokumenty, piętrzące się coraz bardziej z każdym dniem, najchętniej oddałbyś w zaufane ręce? Przeczytaj artykuł do końca. Sprawdzamy, czym jest elektroniczna karta ewidencji czasu pracy i dlaczego warto wdrożyć takie rozwiązanie w swoim przedsiębiorstwie. 

Czy musisz prowadzić kartę ewidencji czasu pracy w swojej firmie?

Prosta odpowiedź na zadane pytanie brzmi - musisz. Jako pracodawca masz taki obowiązek lub też, patrząc z drugiej strony, Twoi pracownicy mają do tego prawo. Właściwie niezależnie od rodzaju umowy (nie tylko w przypadku umowy o pracę),  ponieważ karta ewidencji czasu pracy posłuży później do ustalenia wysokości wynagrodzenia oraz udzielania innych świadczeń pracowniczych. Zwróć jednak uwagę, że to nie tylko przykry obowiązek – w przypadku sporów sądowych z pracownikiem może być wykorzystana jako dowód w sprawie.

Karta ewidencji czasu pracy – co powinno się w niej znaleźć?

Karta ewidencji czasu pracy zasadniczo ma zawierać wszystkie parametry związane z obecnością danego pracownika – nie tylko pory rozpoczęcia i zakończenia pracy, z których można uzyskać liczbę przepracowanych godzin. Istotna jest także wyszczególniona ilość nadgodzin, godzin przepracowanych w nocy, niedziele i święta oraz godzin dyżuru – wraz ze wskazaniem miejsca. Ponadto, nie może zabraknąć informacji o nieobecnościach pracownika – zarówno usprawiedliwionych (jak np. dzień wolny, urlop, zwolnienie lekarskie), jak i nieusprawiedliwionych. Taka karta ewidencji czasu pracy może być miesięczna, ale może też być roczna. Ważne jest jednak, by była aktualizowana przed wypłacaniem wynagrodzeń.

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy - czy są od niego wyjątki? 

Owszem, istnieje kilka przypadków, w których nie jest konieczne ewidencjonowanie godzin pracy. Nie oznacza to jednak, że można zaprzestać prowadzenia karty ewidencji czasu pracownika. Wciąż ona obowiązuje, a wypełniana jest wtedy w zakresie dni, w których pracownik pracy nie wykonywał. Kto podlega wyjątkom? Po pierwsze, zatrudnieni w systemie zadaniowym; po drugie, zarządzający zakładem w imieniu pracodawcy; i po trzecie – ci, który otrzymują ryczałt za godziny pracy w nocy lub nadgodziny.

Czy musisz udostępnić kartę ewidencji czasu pracy na żądanie?

Tak, wgląd do swojej karty ewidencji czasu pracy to jedno z praw pracownika. Poza nim samym prawo to przynależy już tylko Państwowej Inspekcji Pracy.

Co Ci grozi w przypadku nieścisłości w zakresie ewidencjonowania czasu pracy?

To zależy od rodzaju niedociągnięć. Zasadniczo za nieprowadzenie karty ewidencji czasu pracy możesz otrzymać karę grzywny w wysokości do 30 000 PLN, przy czym jeśli braki są niewielkie, nie przekroczy ona 2 000 PLN. Pamiętaj jednak, że takie działania, nawet jeśli wykonane zostaną w niewielkim zakresie i przez pomyłkę, odbiją się na Twojej reputacji jako uczciwego przedsiębiorcy. Fałszowanie karty natomiast to sprawa, z którą w ogóle nie chcesz mieć do czynienia – taki przypadek może zakończyć się więzieniem w wymiarze od trzech miesięcy do pięciu lat. 

Elektroniczna karta ewidencji czasu pracy

Błędy w przenoszeniu danych z listy obecności oraz inne wynikające z prowadzenia karty ewidencji czasu pracy są nieuniknione. Ponadto wykonywanie tych prac ręcznie jest uciążliwe, męczące i czasochłonne, a do tego nieraz wymaga powtórnego sprawdzenia. Zdecydowanie łatwiejszym i bardziej efektywnym sposobem wypełnienia tego obowiązku jest zainwestowanie w rozwiązanie, które przyniosła technologia – elektroniczny rejestr czasu pracy.

Elektroniczne rejestratory czasu pracy

Zasada jest bardzo prosta: w okolicach wejścia do zakładu montujesz rejestrator – niewielkie urządzenie, na którym pracownik deklaruje swoją obecność kiedy wchodzi do firmy oraz fakt opuszczenia zakładu – podczas wyjścia. Ponieważ używa w tym celu indywidualnego zestawu cyfr ID+PIN, nośnika rozpoznawczego (karty elektronicznej, czy breloka) lub cech swojej fizjonomii (odcisk palca albo skan twarzy), jest to system rzetelny i bezpieczny. Pory rejestracji są zapisywane i przesyłane. Gdzie?

Trigo RCP – odpowiednie oprogramowanie do analizy czasu pracy

Do komputera, który zajmuje się całą resztą. W przypadku użytkowania naszego oprogramowania, Trigo RCP, dostosowanego do rejestratorów Anviz, ale napisanego w całości przez polskich programistów z uwzględnieniem krajowych realiów, dalsze możliwości są niezmiernie praktyczne. Karta ewidencji czasu pracy generowana jest automatycznie na podstawie zebranych danych i biorąc pod uwagę wszystkie wymagania prawne, o których wspominaliśmy. Ponadto, możliwe jest uwzględnianie przerw oraz dzielenie zespołu na grupy rozliczane na odmienne sposoby. Przejrzysty interfejs zapewnia prostotę użytkowania, a możliwość zainstalowania Trigo RCP w chmurze da Ci zdalny dostęp do ewidencji.