Program do ewidencji czasu pracy
Program do ewidencji czasu pracy
Sam rejestrator czasu pracy to dopiero część systemu RCP, jego dopełnieniem jest specjalne oprogramowanie. Bez programu do ewidencji czasu pracy trudno byłoby sporządzić raporty i policzyć godziny robocze. Szef firmy, kadrowa, kierownik to osoby pracujące w programie RCP i to dla nich istotna jest ergonomia programu bo dzięki niej oszczędzają wiele czasu.
Program do rozliczania czasu pracy może pracować na jednym komputerze, może być aplikacją wielostanowiskową działającą na wielu komputerach w jednej (firmowej) sieci lokalnej. Może wreszcie być zainstalowany na serwerze internetowym i w ten sposób staje się usługą internetową dostępna z dowolnego miejsca na naszym globie. Ale niezależnie od architektury program ten powinien być zoptymalizowany pod kątem szybkiego działania i tworzenia precyzyjnych raportów. Takie właśnie założenia spełnia program TRIGO-RCP. TRIGO-RCP jest naszym autorskim programem rozwijanym w naszej firmie od blisko 20 lat. Dołączamy go do każdego rejestratora czasu pracy z naszej oferty. Bez dodatkowej dopłaty, w cenie urządzenia, otrzymasz 6-miesięczną licencję TRIGO-RCP dla nieograniczonej liczby pracowników.
Najważniejsze funkcje programu do ewidencji czasu pracy
Aplikacja RCP realizuje wiele różnych zadań. Aby łatwiej je opisać połączymy je w cztery grupy według realizowanych funkcji. Te grupy możesz też traktować jako kryteria przy porównywaniu programów RCP i w ten sposób ułatwić sobie dokonanie optymalnego wyboru. A jeśli mowa o wyborze programu RCP to weź pod uwagę, że TRIGO-RCP pracuje już w ponad 2000 większych i mniejszych przedsiębiorstw Polsce i Unii Europejskiej. Zapoznaj się z opiniami użytkowników TRIGO-RCP, to też mogą być wskazówki przy podejmowaniu decyzji. Przejdźmy jednak do meritum i skupmy się na funkcjach i możliwościach technicznych.
Komunikacja z rejestratorami czasu pracy
Program do rejestracji czasu pracy stale współpracuje z rejestratorem (w większych systemach z wieloma rejestratorami): program wysyła dane o pracownikach i pobiera godziny wejść i wyjść. Transmisja odbywa się wewnątrz sieci kablowej Ethernet lub bezprzewodowej Wi-Fi. Dobrze zaprojektowany program nie wymaga od użytkownika ręcznego konfigurowania tego połączenia sieciowego ani wyszukiwania rejestratora w sieci. To odbywa się automatycznie, program do czasu pracy sam potrafi odnaleźć w sieci rejestratory i połączyć się z nimi. Program RCP dba o to, by dane pracowników we wszystkich rejestratorach były zsynchronizowane, wtedy pracownicy mogą rejestrować się w dowolnym zegarze czasu pracy. Mogą na przykład wejść przez główną recepcję, wyjść przez parking, a program połączy te rejestracje w jedną bazę danych.
Zarządzanie pracownikami
Aby dobrze działa rejestracja czasu pracy program musi umożliwiać zapisanie informacji o pracownikach do bazy danych. Podstawowe informacje to oczywiście imię i nazwisko, TRIGO-RCP posiada dodatkowe pola, które pracodawca może wypełniać danymi według swich potrzeb. Baza danych przechowuje także informacje o numerach kart przypisanych pracownikom. Biometryczne rejestratory czasu pracy zapisują w bazie kody identyfikujące odciski palców, rysy twarzy oraz układ żył dłoni. Za pośrednictwem bazy danych kody te są przesyłane do innych biometrycznych terminali RCP pracujących w jednym systemie RCP.
Lista pracowników w dużych firmach byłaby bardzo długa i niewygodna w przeglądaniu. Dlatego wyposażyliśmy program TRIGO-RCP w funkcję łączenia pracowników w grupy. W ten sposób można łatwo podzielić pracowników na mniejsze zespoły odpowiadające na przykład oddziałom firmy. Zarządzanie poszczególnymi grupami powierzyć odpowiednim kierownikom.
Zarządzanie pracownikami obejmuje także kontrolowanie nieobecności pracowników. TRIGO-RCP ma do tego specjalny moduł, pozwalający na rejestrowanie urlopów wypoczynkowych, zwolnień lekarskich. Możliwe jest także definiowanie dowolnych rodzajów nieobecności i decydowanie czy mają być wliczane do czasu pracy czy też nie.
Obsługa rejestracji
Nawet najbardziej zdyscyplinowanym pracownikom zdarza się zapomnieć o odbiciu karty. Ale są również przypadki podwójnego zarejestrowania wejścia lub wyjścia. Obliczając w takiej sytuacji czas pracy program ma niespójne dane. Albo policzy czas pracy z błędami albo nie policzy go wcale. Dlatego przed sporządzeniem raportów konieczne jest uporządkowanie rejestracji, tak aby chronologicznie następowały po sobie wejście - wyjście - wejście - wyjście. Przeglądanie wszystkich rejestracji w poszukiwaniu tych błędnych byłoby niezmiernie żmudne i czasochłonne. Dlatego zautomatyzowaliśmy ten proces. TRIGO-RCP przeszukuje wszystkie rejestracje, znajduje błędne i wyświetla je na ekranie prosząc administratora o poprawienie. Funkcja automatycznego uzgadniania rejestracji bardzo przyspiesza sporządzanie miesięcznej ewidencji czasu pracy.
Sporządzanie raportów
Program do rozliczania czasu pracy nie miałby sensu bez raportów. Przejrzysta forma prezentacji ewidencji czasu pracy oraz zgodność z wymaganiami formalnymi kodeksu pracy to najważniejsze cechy opisujące raporty tworzone w TRIGO-RCP. Dodatkową zaletą jest szybki sposób tworzenia raportów. Wybierasz pracowników lub całą grupę, wybierasz zakres dat oraz rodzaj i klikasz UTWÓRZ.
Raporty czasu pracy zapisywane są do plików PDF i mogą być natychmiast drukowane. Druga możliwość to zapis do plików XLS i wtedy dane mogą być dalej edytowane i formatowane w programie MS Excel.
Jest jeszcze trzecia możliwość. Rejestracje wejść i wyjść mogą zostać wyeksportowane do zewnętrznych programów kadrowo-płacowych. Ta opcja jest szczególnie istotna w większych firmach zatrudniających kilkuset pracowników.
Jak ważne jest oprogramowanie do ewidencji czasu pracy
Opisane powyżej funkcje realizowane przez TRIGO-RCP wskazują jak można zautomatyzować i przyspieszyć obliczanie czasu pracy. Dobry program RCP uwalnia kadrową lub kierownika od mozolnej pracy i pozwala zająć się ważniejszymi czynnościami w pracy. Dlatego sugerujemy przemyślany wybór rejestratora czasu pracy. Na rynku można znaleźć tanie rejestratory bez programu na komputer. Raporty pobiera się bezpośrednio z rejestratora, są to pliki CSV lub XLS z godzinami wejść i wyjść, bez sprawdzenia ich spójności, uzupełnienia brakujących rejestracji. Czy warto jednorazowo zaoszczędzić przy zakupie 200 lub 300 złotych po to, żeby potem wypłacać pracownikom wynagrodzenia za godziny, które rejestrator błędnie naliczył? Co miesiąc mogą to być kwoty przekraczające nawet 1000 złotych. Jesteś przedsiębiorcą i umiesz dobrze liczyć…
I jeszcze jedna kwestia. TRIGO-RCP dostarczy Ci gotowe do wydruku raporty w plikach PDF. Natomiast nad raportami z taniego rejestratora będziesz co miesiąc musiał popracować, sprawdzić ręcznie godziny, sformatować tabelki, dopisać polskie literki w nazwiskach pracowników. To jest spory nakład czasu. I do tego powtarzany co miesiąc.
Zatem czy warto kupić najtańszy rejestrator czasu pracy? Mamy wielu klientów, którzy wybrali najtańsze rozwiązania, a po kilku miesiącach kupili TRIGO-RCP i teraz doceniają szybką i precyzyjną ewidencję czasu pracy.
TRIGO-RCP darmowa wersja
Darmowy program do rejestracji czasu pracy. To ciągle możliwe. Kup w naszym sklepie rejestrator czasu pracy Anviz, a wraz z nim otrzymasz całkowicie darmową licencję programu TRIGO-RCP DESKTOP na 6 miesięcy. W tej ofercie TRIGO-RCP jest w pełni bezpłatne i w pełni funkcjonalne przez okres 6 miesięcy od aktywacji. Nie wahaj się i przejdź do oferty rejstratorów.
TRIGO-RCP wersja demo
Dla całego zagadnienia RCP program jest istotnym, nieodzownym elementem systemu. Dlatego przed zakupem warto go sprawdzić w praktyce. Zachęcamy do pobrania darmowej wersji programu TRIGO-RCP do testów. Wersja demo umożliwia poznanie wszystkich funkcji programu, pozwala ona dodawać pracowników, godziny wejść i wyjść oraz sporządzać raporty. Ograniczona jest liczba pracowników do 2 osób oraz liczba wejść i wyjść do 200 zdarzeń (łącznie). Aby pobrać darmową wersję do testów kliknij ten LINK Zachęcamy do testowania, a w przypadku pytań lub uwag prosimy o kontakt mailowy pod adresem kontakt@trigorcp.pl.