W niejednym zakładzie pracy widuje się obecnie kamery. Nawet jeśli nikt nie siedzi po ich drugiej stronie, sama ich obecność działa z pewnością motywująco na pracowników i odstraszająco na potencjalnych oszustów. Czy jednak kamery w miejscu pracy mogą posłużyć jako środek do pełnej kontroli firmy? Jakie reguły rządzą ich stosowaniem?

Cele montażu kamer w miejscu pracy

Może wydawać się, że objęcie monitoringiem zakładu pracy to po prostu dobry pomysł. Nadmiar ostrożności przecież nikomu jeszcze nie zaszkodził, a nagrania mogą być użyteczne do wielu celów. Tymczasem nie jest to takie oczywiste – Kodeks pracy bowiem jednoznacznie określa zbiór celów, do których realizacji można zamontować kamery w miejscu pracy. Innymi słowy, jeśli nie zamierzasz użyć systemu monitorującego do spełnienia jednego lub więcej z nich, montaż jest bezprawny. Jakie to cele? Pierwszym z nich jest zapewnienie bezpieczeństwa pracownikom; drugim – ochrona mienia; trzecim – kontrola produkcji; czwartym natomiast jest zachowanie w tajemnicy informacji, której ujawnienie mogłoby przynieść pracodawcy szkodę.

Wprowadzasz monitoring? Powiadom pracowników

Jeśli zdecydujesz, że w jednym z tych celów chcesz zainstalować kamery w miejscu pracy, pojawia się kolejna trudność – czy możesz to uczynić np. w przypływie fantazji w długi weekend, kiedy zakład jest pusty, i rozpocząć monitorowanie po jego zakończeniu? Niezupełnie. Zgodnie z obowiązującym prawem nie tylko musisz powiadomić pracowników o tym, że będziesz wprowadzał takie usprawnienie firmy (w taki sposób, jaki jest w niej przyjęty – czy to za pośrednictwem tablicy ogłoszeń, czy np. maila), ale musisz ich powiadomić co najmniej dwa tygodnie przed uruchomieniem systemu – w przeciwnym wypadku, w razie skargi pracowniczej przygotuj się na wizytę Inspekcji Pracy. Podobnie w przypadku zatrudniania nowego pracownika – jego również musisz powiadomić, na piśmie, o celach, zakresie i sposobie zastosowania monitoringu.

Zadbaj o odpowiednią dokumentację

Zależnie od tego, czy Twój zakład objęty jest układem zbiorowym pracy, czy posiada ustalony regulamin pracy, wszystkie kwestie dotyczące kamer w miejscu pracy muszą być wpisane do tych dokumentów. Jeśli żadne z powyższych go nie dotyczy, należy umieścić je w obwieszczeniu.

W dokumentacji muszą znaleźć się te same kwestie, które przedstawiasz nowoprzyjętemu pracownikowi, tj. cele zastosowania monitoringu (zgodnie z tym, co pisaliśmy, jedynie wybrane z tych podanych w Kodeksie pracy), zakres monitoringu (co jest nagrywane) oraz sposób jego zastosowania (co jest monitorowane).

Kamery w miejscu pracy – ograniczenia

Kwestie związane z wizerunkiem objęte są przepisami RODO. Ponadto Kodeks pracy uściśla czego pracodawca nie może (lub co może) czynić, gdy zainstaluje kamery w miejscu pracy. Jakie nakłada to na Ciebie ograniczenia?

Czy możesz nagrywać wszystko, co się dzieje?

Prosta odpowiedź: nie. Zgodnie z przepisami dozwolony jest jedynie monitoring wizyjny – możesz nagrywać zatem sam obraz. Niedopuszczalne natomiast jest nagrywanie dźwięku (musisz zrezygnować z kamer z mikrofonem) lub rozstawianie mikrofonów po zakładzie. To stanowczo wbrew prawu.

Czy możesz zamontować kamery w miejscu pracy w dowolnym pomieszczeniu?

Ponownie: nie. Istnieje zbiór miejsc, gdzie jest to niedozwolone: chodzi o pomieszczenia sanitarne, zwłaszcza łazienki, pomieszczenia udostępnione związkowej organizacji zakładowej, stołówki, palarnie i szatnie. W ramach wyjątku, ponownie – jedynie w wymienionych już celach podanych w Kodeksie pracy – możliwe jest zamontowanie monitoringu w wymienionych miejscach, przy zachowaniu godności i innych dóbr osobistych pracownika oraz/lub zasad wolności i niezależności związków zawodowych. Bądź jednak ostrożny – w przypadku sporu z pracownikami to Ty będziesz musiał dowieść, że kamery w tych miejscach były niezbędne.

Pamiętaj dodatkowo, by oznakować konkretne miejsca objęte monitoringiem (najpóźniej na dzień przed jego uruchomieniem). Informacja o występowaniu kamer w miejscu pracy to za mało – musi być znak lub sygnał dźwiękowy informujący o takim miejscu. Ponadto, niedopuszczalne jest monitorowanie z ukrycia.

Czy możesz przechowywać nagrania dowolnie długo?

Nie. Limit to trzy miesiące (warto posiadać kamerę nadpisującą po tym czasie stare dane) i przekroczyć go możesz tylko w przypadku gdy nagranie jest lub ma być dowodem w postępowaniu prawnym.

Czy możesz wykorzystać nagrania do dowolnych celów?

Nie. Nie możesz udostępniać go osobom nieuprawnionym, ani wykorzystywać np. do celów marketingowych, jeśli widoczny jest na nim wizerunek któregokolwiek pracownika. Podobnie, nie możesz używać monitoringu w celu kontroli godzin przyjścia/wyjścia pracowników, ponieważ ten cel nie został wymieniony na liście dozwolonych w Kodeksie Pracy. Jeśli zależy Ci na skutecznym sposobie rejestracji czasu pracy pracowników, skorzystaj z systemów RCP z rejestratorem na kartę/brelok, odcisk palca lub z inteligentnym algorytmem rozpoznawania twarzy, dostępnych w naszym sklepie.